Như Tuổi Trẻ Online thông tin, Luật Công chứng năm 2024 chính thức có hiệu lực từ 1-7-2025 với nhiều nội dung mới, trong đó bổ sung bốn điều về công chứng điện tử. 

Theo PGS.TS Nguyễn Ngọc Điện, công chứng điện tử tiện lợi hơn nhưng trước mắt còn thiếu công cụ hỗ trợ.

3 vấn đề cốt lõi của công chứng điện tử cần giải quyết

Năm 2019, người bạn của anh Tuấn có hộ khẩu ở một tỉnh miền Trung mua xe ô tô cũ ở TP.HCM để làm ăn. Người bạn muốn làm nhanh thủ tục sang tên xe nên nhờ anh Tuấn đứng tên giúp. 

Gần đây, hai bên thống nhất sẽ sang tên xe về chính chủ nhưng thời gian của họ không khớp nhau. Lúc anh Tuấn có mặt tại TP.HCM, người bạn đi công tác, khi bạn sắp xếp được thì anh Tuấn bận công việc. 

Vì vậy, nửa năm rồi anh Tuấn và người bạn vẫn chưa thể cùng nhau đến đơn vị công chứng để ký hợp đồng tặng cho xe.

Luật Công chứng mới (áp dụng từ 1-7-2025) thừa nhận công chứng điện tử đối với các giao dịch mà theo quy định của luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên cần được công chứng.

Nếu được công chứng điện tử, công chứng viên xác định danh tính của người bán hoặc người mua hoặc xác nhận nội dung công chứng qua mạng thì anh Tuấn và bạn không cần chờ đến nửa năm chưa thể cùng nhau đi công chứng hợp đồng sang tên xe. 

Nếu công chứng điện tử, người bạn cũng không phải từ miền Trung vào TP.HCM để làm thủ tục công chứng. 

Về mặt lý thuyết, công chứng điện tử có thể được áp dụng đối với mọi giao dịch, gồm những giao dịch được giới nghề nghiệp cho là "nhạy cảm" như lập di chúc hoặc mua bán bất động sản. 

Tuy nhiên, do mô hình công chứng này quá mới, việc triển khai cần chặt chẽ, thận trọng để bảo đảm an toàn cho bên giao dịch và cho công chứng viên.

Còn những vấn đề mà công chứng điện tử phải xử lý tốt để có được dịch vụ công chứng có chất lượng. 

Đầu tiên là làm thế nào để xác định chính xác tường tận được lai lịch dân sự và năng lực hành vi của bên giao dịch?

Thứ hai, làm thế nào để xác thực chữ ký của bên giao dịch? 

Thứ ba, làm thế nào để văn bản giao dịch, được lưu trên nền tảng số, không bị sửa chữa tùy tiện khiến nội dung bị thay đổi, đặc biệt là thay đổi theo hướng bất lợi cho bên này hoặc bên kia? 

Những công cụ hỗ trợ công chứng điện tử

Cần học tập kinh nghiệm của các nước tiên tiến, nhất là những nước có mô hình công chứng ít nhiều tương đồng với Việt Nam như Pháp, Đức để vận dụng.

Ở Pháp, nước có mô hình công chứng nội dung được cho là mẫu mực, công chứng điện tử phát triển có hệ thống từ năm 2005. 

Liên quan đến việc xác thực lai lịch và năng lực của bên giao dịch, công chứng viên ở Pháp có nhiều công cụ. 

Một trong số đó là tiếp xúc trực tiếp với bên giao dịch để kiểm tra: sau khi đã nắm chắc hình ảnh và thông tin cá nhân của khách hàng thì khi tiến hành công chứng điện tử, công chứng viên chỉ cần làm các thao tác kiểm kép (xem hình qua video, hỏi câu hỏi đã giao kết trước…) là có thể yên tâm.

Trường hợp không thể tiếp xúc trực tiếp với khách hàng để nhận diện trực tiếp trước, cần phân biệt tùy theo công chứng viên từng gặp khách hàng trong vòng 10 năm trở lại hay không. 

Nếu công chứng viên không gặp trực tiếp khách hàng trong vòng 10 năm trở lại, cần xác minh căn cước dựa trên hệ thống xác thực căn cước đáng tin cậy. 

Thông thường hệ thống này do cơ quan cảnh sát cung cấp, tương tự ứng dụng VNeID của Việt Nam, bao gồm nhận diện khuôn mặt và xác nhận mã OTP sử dụng một lần gửi qua điện thoại hoặc email. 

Sau khi việc kiểm tra hoàn tất, công chứng viên hướng dẫn khách hàng tạo chữ ký số.

Nếu từng gặp khách trong vòng 10 năm, công chứng viên yêu cầu khách cung cấp bản scan giấy tờ tùy thân, số điện thoại và địa chỉ email được sử dụng để tương tác trong thời gian đã qua. 

Trường hợp khách hàng chưa tạo chữ ký số thì một khi việc nhận diện hoàn tất, khách hàng được hướng dẫn tạo chữ ký số.

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra lai lịch và tạo chữ ký số, công chứng viên thỏa thuận qua email với khách hàng về ngày xác lập và công chứng giao dịch. Việc xác lập giao dịch được thực hiện thông qua đường link dẫn đến zoom. Đúng ngày giờ đã định, khách hàng truy cập link để vào zoom. 

Thủ tục công chứng được thực hiện theo bài bản kinh điển: kiểm tra lai lịch, đọc văn bản, kiểm tra sự ưng thuận và tự nguyện, ký văn bản và công chứng. Chỉ có điểm khác là mọi thứ diễn ra trên nền tảng số. Buổi công chứng được ghi lại để sau này được sử dụng làm bằng chứng trong trường hợp cần thiết.

Về năng lực hành vi của bên giao dịch, ở Pháp có công cụ rất hữu hiệu là kiểm tra trích lục khai sinh được cập nhật. 

Giấy khai sinh ở Pháp không chỉ ghi nhận các thông tin về việc sinh của một người, mà còn ghi nhận tất cả thông tin về hộ tịch và năng lực hành vi của người đó, bao gồm: kết hôn, ly hôn, bị tuyên bố mất năng lực hành vi, bị hạn chế năng lực hành vi, được nhận làm con nuôi…

Mỗi khi có bản án của tòa án thiết lập một dấu mốc về tình trạng hộ tịch hoặc năng lực hành vi thì bản án phải được đăng ký vào sổ hộ tịch, và sau đó được mô tả tóm tắt bên lề trái của bản trích lục khai sinh của đương sự. 

Bởi vậy, mỗi khi bên giao dịch xác lập một giao dịch được công chứng, công chứng viên luôn yêu cầu xuất trình không chỉ giấy tờ tùy thân mà cả bản trích lục khai sinh được cấp không quá 3 tháng. 

Hiện ở Việt Nam chưa có công cụ hữu hiệu tương tự để kiểm tra năng lực hành vi.

Về thực hiện chữ ký số ở Pháp, công chứng viên dựa vào hệ thống đã được phát triển và hoàn thiện từ lâu trong lĩnh vực tài chính - ngân hàng. Hệ thống này được lập theo các tiêu chuẩn chung do Cộng đồng châu Âu thiết lập và được đặt dưới sự quản lý của bộ phận kỹ thuật thuộc Hội đồng Công chứng tối cao.

Sau khi việc công chứng điện tử giao dịch hoàn tất, công chứng viên luôn in ra một bản giấy để lưu lại văn phòng theo thể thức lưu trữ truyền thống. Bản lưu này sẽ được sử dụng trong trường hợp cần thiết để đối chiếu với các bản khác, kể cả văn bản điện tử.

Từ 1-7, người dân có thể công chứng điện tử, trực tuyến ra sao, giá trị pháp lý có như văn bản giấy?

Luật Công chứng năm 2024 chính thức có hiệu lực từ 1-7-2025 với nhiều nội dung mới, trong đó bổ sung bốn điều về công chứng điện tử.